La société AURA RH, société de droit français immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le numéro 881 657 316 00314, située au 116 avenue de l’Arche, 92400 Courbevoie, et ses sociétés affiliées au sens des articles L.233-1 et L.233-3 du code de commerce (ci-après, le « Groupe AURA ») procèdent au Traitement de Données Personnelles (telles que définies ci-après) dans le cadre de leurs activités.

Conformément au Règlement européen 2016/679 du 26 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel et à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, le Groupe AURA, en tant que responsable de traitement, s’engage à mettre en œuvre des mesures adéquates pour assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles de toute personne auprès de laquelle de telles Données sont collectées.

La présente politique de traitement des Données Personnelles (la « Politique ») a pour objet d’informer toutes les personnes physiques naviguant sur le site web : https://aurajob.fr, et/ou l’un de ses sous-domaines (ci-après le « Site ») et/ou remplissant les formulaires proposés sur ledit Site (ci-après l’(es) « Utilisateur(s) ») sur la manière dont le Groupe AURA utilise les Données Personnelles collectées et sur les droits dont bénéficient les personnes concernées.

1.     Définitions

« Données Personnelles » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui sont propres à son identité.

 « Traitement » des Données Personnelles  désigne toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction…).                                                                                                                                      

2.     Les Données Personnelles collectées par le Groupe AURA

Le Groupe AURA veille à collecter et à traiter uniquement les Données Personnelles pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’atteinte des finalités préalablement déterminées.

Le Groupe AURA s’engage à recueillir le consentement des personnes concernées dès lors que celui-ci est requis par la législation applicable et à les informer du Traitement de leurs Données Personnelles et de leurs droits.

Dans ce cadre, le Groupe AURA peut être amené à collecter et traiter les Données Personnelles suivantes, la présente liste d’étant pas exhaustive :

• Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux, casier judiciaire ;
• Coordonnées : numéro de sécurité sociale, téléphone, adresse mail, adresse postale ;
• Vie professionnelle : CV, rémunérations, universités, écoles, diplômes et cours suivis ;
• Données techniques : badges bâtiments, badge télépéage, données d’identification (IP), données de connexion (logs notamment).

Le Groupe AURA collecte les Données Personnelles mentionnées ci-dessus au cours des opérations suivantes:

• Lors de la navigation des Utilisateurs sur le Site ;
• Lorsque l’Utilisateur candidate aux offres d’emploi sur le Site (Données collectées y compris via des prestataires) ;
• Lorsque l’Utilisateur contacte le Groupe AURA via nos formulaires de contact.

Le caractère obligatoire des informations à renseigner est généralement signalé au moment de la collecte des Données Personnelles sur les formulaires correspondants par un astérisque. Tout défaut de réponse ou toute réponse jugée anormale par le Groupe AURA est susceptible d’entrainer le refus (ou l’impossibilité) du Groupe AURA de prendre en compte la demande.

Le Groupe AURA est susceptible de proposer à l’Utilisateur de fournir certaines Données Personnelles à des fins de prospection ou de communication marketing. L’Utilisateur peut explicitement et librement consentir ou non à la collecte et au Traitement de ses Données Personnelles à ces fins, au moyen d’une case à cocher ou en fournissant volontairement et spécifiquement ses Données à cette fin.

L’Utilisateur s’engage à ce que les Données Personnelles le concernant communiquées au Groupe AURA soient à jour, exactes, complètes et non équivoques.

3.     Finalité et base légale des Traitements réalisés au sein du Groupe AURA

Les Traitements mis en œuvre par le Groupe AURA répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.

Les Données Personnelles peuvent notamment être traitées pour les finalités suivantes :

• Pour traiter les candidatures aux offres d’emploi, y compris via des prestataires du Groupe AURA le cas échéant. Dans ce cadre la base légale des Traitements est soit le consentement de la personne concernée, soit l’intérêt légitime du Groupe AURA, afin de répondre aux demandes de candidature et trouver des profils adaptés aux postes concernés.

• Pour analyser la navigation des Utilisateurs et améliorer leur expérience. Dans ce cadre la base légale des Traitements est l’intérêt légitime du Groupe AURA, afin d’améliorer son Site et ses activités, à proposer des contenus adaptés et une navigation optimale aux Utilisateurs, et à préserver la sécurité de ses outils.

• Pour répondre à toute demande de la part des Utilisateurs, effectuée via le formulaire de contact. Dans ce cadre la base légale des Traitements est soit l’exécution du contrat si la demande est liée à une relation contractuelle existante entre le Groupe AURA et l’Utilisateur, soit l’intérêt légitime du Groupe AURA afin d’établir ou maintenir une relation pérenne avec ses Utilisateurs et à communiquer simplement et efficacement avec eux. 

• Pour envoyer aux Utilisateurs des informations de nature publicitaire concernant le Groupe AURA. Dans ce cadre les Traitements sont basés sur le consentement de la personne concernée par le Traitement.
• Pour établir un contrat de travail et les autres formalités liées à l’embauche et la vie d’un salarié.

4.     Destinataires des Données Personnelles collectées

Le Groupe AURA peut donner accès aux Données Personnelles à ses éventuels prestataires de services tiers pour exécuter des prestations relatives au Site et aux services du Groupe AURA (notamment des prestataires informatiques, fournisseurs de solutions analytiques, prestataires de marketing ou publicitaires, prestataires de logiciels RH de gestion des talents).

Le Groupe AURA peut également être amené à communiquer à des tiers les Données Personnelles collectées si la loi l’y oblige ou si le Groupe AURA estime de toute bonne foi qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à une procédure légale (par exemple, un mandat, une citation à comparaître ou toute autre décision de justice) ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité personnelle du Groupe AURA, de ses clients ou du public.

Dans ces hypothèses, le Groupe AURA s’engage à fournir uniquement les informations dont les tiers ont besoin et veille à respecter des obligations de confidentialité et de sécurité des Données équivalentes à celles du Groupe AURA.

5.     Durée de conservation des Données Personnelles

Le Groupe AURA conserve les Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

• Les Données Personnelles relative à une candidature à une offre d’emploi sont conservées pendant 2 ans à compter de leur réception si la candidature n’aboutit pas à un emploi. Au-delà les Données Personnelles sont archivées en conformité avec les délais de prescription applicables ;
• Les Données Personnelles collectées dans le cadre des demandes formulées via le Site sont conservées pour la durée nécessaire au Traitement des dites demandes et, si ces dernières ont trait à un contrat entre le Groupe AURA et l’Utilisateur, pour la durée de la relation contractuelle augmentée de 5 ans (sous forme d’archives) ;
• Les Données Personnelles collectées lorsque l’Utilisateur consent à recevoir des informations de nature publicitaire sont conservées pendant une durée d’1 an suivant le dernier contact ;

• Lorsque des cookies ou autre traceurs sont déposés sur votre terminal, ils sont conservés en conformité avec les obligations légales et recommandations émises par les autorités (c’est-à-dire 13 mois en France pour les cookies et traceurs non-essentiels au fonctionnement du Site).

6.     Stockage et transfert des Données Personnelles

Les Données Personnelles, commerciales, contractuelles et base documentaire collectées par le Groupe AURA est sauvegardé de manière quotidienne sur un serveur distant avec accès sécurisé (login/mot de passe/plages horaires) pour les utilisateurs. Il s’agit de la solution KWITE. Les sauvegardes se font automatiquement et en cas de panne, une migration automatique a lieu vers un serveur de secours. Les autorisations d’accès aux serveurs par le personnel sont modulables et contrôlées par la Direction du Groupe AURA qui définit en fonction des postes de chacun des droits d’accès utilisateurs spécifiques concernant la consultation et la modification de différents fichiers et répertoires, l’accès au bureau à distance, …

Pour gérer l’intégralité de notre activité de recrutement & sourcing, nous avons recours à une solution 100% web et digitale : Tool4staffing qui a également une politique spécifique en matière de protection des données.  Toute notre base de données est stockée en mode SaaS dans un data center en France, sécurisé et sauvegardé quotidiennement.

Pour l’exécution de ses missions, le Groupe AURA peut être amené à communiquer les Données Personnelles collectées à ses filiales, prestataires, clients ou autres tiers.

En cas de transfert des Données Personnelles par le Groupe AURA en dehors de l’Union européenne, le Groupe AURA s’engage à vérifier préalablement que les entités hors de l’Union européenne, y compris les filiales du Groupe AURA situées en dehors de l’Union européenne, offrent un niveau de protection adéquat conformément à la législation européenne. Le Groupe AURA s’engage notamment à signer avec les sociétés hors de l’Union européenne les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne lorsque cela est nécessaire.

7.     Droits des personnes concernées par la collecte de Données Personnelles

Le Groupe AURA a mis en place des dispositifs de protection des Données Personnelles adaptés pour veiller à ce qu’elles soient utilisées conformément aux finalités énoncées ci-dessus.

Conformément à la législation applicable, les personnes concernées par le Traitement des Données Personnelles disposent d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le Traitement de leurs Données Personnelles, à savoir :

• Le droit d’être informé de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible à tous de la manière dont les Données Personnelles sont collectées et traitées ;
• Le droit d’accès aux Données Personnelles, qui consiste en le fait d’avoir le droit (i) d’obtenir la confirmation que des Données Personnelles ont été ou non collectées et traitées (ii) d’obtenir l’accès auxdites Données et une copie de ces dernières lorsqu’une collecte a bien été réalisée.
• Le droit de rectification et de mise à jour des Données Personnelles incomplètes ou inexactes ;
• Le droit à l’effacement des Données Personnelles, sous réserve des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites Données, notamment en raison des délais de prescriptions légales applicables ;
• Le droit à la limitation du Traitement des Données Personnelles ;
• Le droit de s’opposer à tout moment pour des raisons particulières à un Traitement des Données Personnelles effectué par le Groupe AURA, sous réserve que cette opposition ne soit pas refusée pour des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du Traitement ;
• Le droit à la portabilité, qui consiste en la possibilité de recevoir les Données Personnelles collectées par le Groupe AURA et de les transmettre à un autre responsable de Traitement ; ce droit ne s’applique que lorsque ledit Traitement est fondé sur le consentement de la personne ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
• Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation des Données Personnelles après décès de la personne concernée.

Pour toute question relative à l’exercice de ces droits, veuillez envoyer un courrier électronique à l’adresse électronique suivante : informatiqueetlibertes@aura-rh.fr.

8.     Cookies

Le Groupe AURA peut utiliser des cookies.

Lorsque l’Utilisateur accède au Site, il est informé de la présence de cookies. Ces cookies ne permettent pas d’identifier les Utilisateurs mais visent à enregistrer des informations relatives à leur navigation.

L’ensemble des cookies utilisés par le Groupe AURA sont listés sur le Site.

Concernant les cookies relatifs aux réseaux sociaux, ils permettent :

• D’identifier l’Utilisateur (connexion) ;
• D’attribuer et identifier un numéro de session ;
• L’optimisation du rendu de la page ;
• La comptabilisation des likes.

Concernant les cookies relatifs aux services analytics tiers, ils permettent :

• De distinguer les Utilisateurs ;
• De limiter le taux de demande.

Lorsque l’Utilisateur navigue sur le Site, les cookies sont actifs en fonction du choix de l’Utilisateur et les données peuvent être lues ou conservées localement. L’Utilisateur sera averti lors de sa première utilisation et pourra ainsi décider de l’accepter ou de refuser. En continuant de naviguer sur le Site et selon le choix de l’Utilisateur, il accepte expressément l’utilisation par le Groupe AURA des cookies mentionnés sur le Site. L’Utilisateur peut choisir de configurer le navigateur de manière à refuser systématiquement les cookies. Toutefois, si tel était le cas, certaines fonctionnalités et caractéristiques du Site pourraient ne pas fonctionner correctement.

9.     Sécurité – Confidentialité

Le Groupe AURA veille à protéger et sécuriser les Données Personnelles qui lui ont été communiqués, afin d’assurer leur confidentialité et empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés.

Le Groupe AURA a pris des mesures de protection physiques, électroniques et organisationnelles pour prévenir toute perte, mauvaise utilisation, accès ou diffusion non autorisé, altération ou destruction éventuelle de ces Données Personnelles. Toutefois, malgré les efforts du Groupe AURA pour protéger les Données Personnelles, le Groupe AURA ne peut pas garantir l’infaillibilité de cette protection en raison de risques inévitables pouvant survenir lors de la transmission de Données Personnelles.

Toutes les Données Personnelles étant confidentielles, leur accès est limité aux personnes du Groupe AURA ayant à en connaître dans le cadre de l’exécution de leur mission. Toutes les personnes ayant accès à des Données Personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité et s’exposent à des mesures disciplinaires et/ou autres sanctions si elles ne respectent pas ces obligations.

Toutefois, il importe que chaque Utilisateur fasse preuve de vigilance pour empêcher tout accès non autorisé aux Données Personnelles qu’il a en sa possession.

10.  Liens vers des sites tiers

Les offres d’emploi sont rattachées aux logiciels de gestion des talents et formation utilisés par AURA. De ce fait, lorsque le candidat est renvoyé sur cette plateforme, les Données Personnelles traitées et collectées sont conformes à cette Politique.

Le Groupe AURA n’exerce aucun contrôle sur le contenu des sites de tiers en matière de protection des Données Personnelles que ces sites pourraient recueillir. En conséquence, il est de la responsabilité de chaque Utilisateur de se renseigner sur les politiques de protection des Données Personnelles des sites tiers concernés.

11.  Modification de la Politique

Le Groupe AURA pourra mettre à jour cette Politique à tout moment pour l’adapter aux réglementations applicables et aux pratiques du Groupe AURA. Dans ce cas, la date de mise à jour de la Politique sera actualisée.

12.  Contact

Pour toute question concernant la présente Politique ou pour toute demande concernant les Données Personnelles collectées par le Groupe AURA, veuillez envoyer un courrier électronique à l’adresse électronique suivante : informatiqueetlibertes@aura-rh.fr.

Aura – Protection des données personnelles

116 avenue de l’Arche

92400 COURBEVOIE